学校各有关单位、部门：
根据上级有关文件规定，教师个人或团组赴国外参加国际会议、进行学术交流或参加短期培训必须办理因公护照完成出国任务。近年来，随着学校国际合作与交流事业的日益拓展，我校因公临时出国团频率、数量呈大幅度递增趋势。由于因公出国（境）任务审批及证照办理程序繁琐，手续时限较长，且具有不可控性，为确保学校教师出国团组临时出国（境）手续办理正常进行，经请示学校领导同意，现将国际合作与交流处办理因公临时出国（境）任务受理权限及因公临时出国（境）手续办事指南公布如下：
一、因公临时出国（境）任务受理权限
国际合作与交流处主要受理以下种类出访手续：
（1）我校因公出国（境）行政团组出访手续；
（2）我校正副厅级干部个人因公出国（境）访问手续；
（3）我校副厅级以下干部及教师个人学术访问、学术交流及参加国际研讨会议等因公出国（境）任务经由学校国际合作与交流处、财务处审批后，由国际合作与交流处出入境管理科协助其出国团组准备材料，进行学校公示，送湖南省人民政府外事侨务办公室（以下简称“省外办”）报批任务并取得任务批件（即完成下表“因公临时出国（境）办事指南”的1-4步）。护照领取、签证表格核对、寄签使领馆等事宜由教师个人自行办理。
二、因公临时出国（境）手续办事指南见下文）
国际合作与交流处
2016年3月25日
温馨提示及以上步骤补充说明：
步骤1：出国老师填写好“因公临时出国任务和预算审批意见表”基本内容，并提供出访邀请函（复印件或扫描件）及翻译件、出访日程具体安排、项目任务书，由国际合作交流处领导审批、财务处审批。根据要求，出访时间计算方法：以北京时间计算，离开中国之日为出访第1天；返回中国入中国国境之日为出访最后1天。
步骤2：材料基本清单如下，不同国家使馆要求不同，以具体情况为准。
（1）任务审批材料：
① 邀请信及翻译件（送签使领馆时必须提供原件）
② 具体行程安排
③ 新任务审批（确认）表--正反面打印
④ 新征求意见表
⑤ 因公临时出国人员备案表
⑥ 因公临时出国（境）公示
（2）因公护照材料
⑦ 申请出国签证事项表
⑧ 签证事项表名单
（⑦⑧两项请正反打印在一张纸上，一式两份，填表时切勿改变表格大小）
⑨ 因公出国团组信息表-自组团，1团1份
⑩ 因公电子护照申请卡，贴上身份证、照片，本人手写签字
11 身份证复印件，每人一份
12 护照照片，小两寸，45*35光面冲洗，非数码打印，白底彩照 每人2张
（3）签证制表材料
13 团组资料表 1团1份
14 出访人员情况表
15 项目书复印件
（4）根据不同国家使馆要求，需提供的其他材料
步骤4：任务批件自签发之日起有效期三个月，出访团组须在批件有效期之内完成出访任务。且因公出国（境）证照、签证办理，手续时限较长，且具有不可控性。建议出访团组至少提前60天报团，但不能超出三个月。若提前报团时间超过三个月，省外办将不予受理。
步骤7：赴英、美、申根签证国家等国签证，需按预约的时间前往使馆面谈或留取指纹。
步骤9：已签证护照寄回省外办签证室，在签证室领取；如因时间关系，需直接前往北京、武汉、广州领取已签证护照的，需在省外办签证室办理自取单。