1、因公出国（境）出访天数（在外停留天数）以湖南省人民政府出国、赴港澳任务批件或湖南省委台办批文为准。申报任务批件时，请确定具体拟出访时间、停留天数、出访国家和城市、费用来源等具体信息。

2、邀请函要求

邀请单位应业务对口、级别对等。邀请函须真实可靠，用邀请单位的公文纸打印，应写明邀请的目的和理由、邀请的人数、被邀请人的姓名、工作单位、职务、出访日期、停留时间等，应有邀请单位的名称、地址、电话号码、经授权邀请人签署，不得通过中介机构联系或出具邀请函。

3、新办护照的人员，需持身份证前往韶山北路湘汇大厦办证大厅录取生物指纹，照取护照照片并获取照片编码，以便在因公出国管理服务系统中录入因公出国任务信息。

4、为方便各团组录入系统时时效性和准确性，现将系统需要录入信息大致整理为“需填报的相关团组信息”、“需填报的出访人员信息”、签证需要的“出访人员人员情况表”，参见附件。另外附件中有因公赴港澳的相关表格。

5、根据湖南省委外事办因公出国（境）证照管理规定，出访团组在因公出访任务完成归国后7天内（回国入中国境之日算作第1天），必须归还护照至省外办因公护照窗口；归国后15天内须在湖南省因公管理服务系统中上传出访报告；归国3个月-6个月在湖南省因公管理服务系统中上传出访成果及跟进情况。如未按时归还护照和提交出访报告，系统将自动中断整个单位的因公出国网上申办端口。如因个人原因影响整个学校的因公出国（境）工作，将由学校相关部门依规对其进行追责问责。

6、另外需准备的材料清单：

（1）邀请函、邀请函翻译件的合并扫描件（PDF格式）及复印件；

（2）身份证原件的扫描件（JPG格式）及复印件；

（3）行程安排扫描件（PDF格式）及复印件

（4）根据国家不同所要求的相应规格的签证照片；

（5）因公临时出国（境）公示;

（6）部分国家签证要求提供机票订单、酒店订单、英文照会、在职证明等。